Les documents et dossiers papier de votre entreprise sont absolument essentiels à votre capacité à mener vos activités. Mais ils peuvent être encombrants et volumineux à stocker, prenant beaucoup d’espace. Le stockage de documents hors site est une solution idéale pour les gérer. Voici 5 raisons pour lesquelles vous devriez envisager de faire appel à un centre de stockage de documents hors site :
Gagner de l’espace
Les classeurs remplis de documents prennent de la place. Si votre entreprise est grande – ou si vous êtes en affaires depuis un certain temps – vous avez probablement besoin de nombreux classeurs pour stocker tous vos documents papier archivés. Chaque armoire nécessite environ 15 pieds carrés d’espace pour être entièrement accessible, de sorte que le stockage des documents occupe probablement une grande partie de votre espace. Imaginez l’espace supplémentaire que vous récupérerez en utilisant une installation de gestion des dossiers pour vos besoins de stockage de données.
Garder les données privées
La gestion sécurisée des dossiers d’entreprise nécessite un système de sécurité avec des serrures, des caméras de surveillance, etc. Votre entreprise est-elle configurée pour être un lieu de stockage de dossiers sécurisé ? Probablement pas. Le recours à une société de stockage de documents hors site fait peser la charge sur le fournisseur de stockage, qui devrait avoir les connaissances, l’expertise et les ressources nécessaires pour assurer la sécurité de vos documents importants. Assurez-vous de choisir un prestataire de stockage de documents, comme les Archives Armstrong, qui soit à la hauteur de la tâche. En savoir plus – mypeopledoc
Améliorer la continuité de l’activité
Nous n’aimons pas y penser, mais parfois, une catastrophe survient, sous la forme d’un incendie, d’une inondation ou de tout autre événement inattendu et inopportun. Des événements imprévus comme ceux-ci dans votre entreprise peuvent endommager ou détruire les documents rangés dans des armoires.
Grâce au stockage hors site, votre entreprise se remettra sur pied plus rapidement après avoir subi un sinistre.
Améliorer la rentabilité
Le stockage hors site est plus rentable. Les solutions de stockage hors site sont plus rentables que le stockage portable ou la location d’un espace de bureau supplémentaire. Avec les solutions d’entreposage de documents hors site, vous ne payez que pour le nombre exact de boîtes conservées dans l’entreprise d’entreposage de documents et, à mesure que vos besoins évoluent, l’ajustement de votre niveau de service est un jeu d’enfant. Lorsque vous louez un espace de bureau supplémentaire ou une unité de self-stockage pour stocker des dossiers, vous avez beaucoup moins de flexibilité.
Améliorer l’efficacité du temps
Lorsque vous choisissez une société de stockage de documents pour le stockage hors site des dossiers, vous ferez gagner du temps à votre entreprise. Vos employés n’auront plus à passer du temps à mettre en boîte des dossiers et à les passer au peigne fin pour trouver un document papier dont ils ont besoin. On estime que les responsables passent jusqu’à quatre semaines par an à rechercher ou à attendre des documents papier mal étiquetés, mal classés ou autrement » perdus « .
Les installations de stockage hors site réduisent à zéro le temps perdu par votre entreprise à rechercher des documents perdus. Lorsque vous utilisez le stockage de documents hors site, vous aurez un accès rapide à vos documents par voie électronique.
Assurer la conformité
Les lois réglementent la gestion sécurisée et l’accessibilité des données en ce qui concerne la confidentialité des employés et des clients. L’utilisation d’installations de stockage de dossiers hors site rend le maintien de la conformité plus facile et plus abordable. Les secteurs de la santé, du droit et de la finance ont tous des exigences en matière de préservation et de conservation des dossiers.
Les prestataires médicaux ont toujours généré une énorme quantité de documents papier. La plupart de ces dossiers seront conservés pendant de nombreuses années. Les prestataires de soins de santé qui choisissent une entreprise de stockage de documents réputée et conforme à la loi HIPAA plutôt qu’une unité de self-stockage prennent une décision intelligente.
Similaire au domaine médical, les institutions financières sont tenues par la loi de conserver les dossiers papier pendant un certain temps avant de pouvoir les détruire. La plupart des banques et autres institutions financières choisissent des solutions de stockage hors site sécurisées pour gérer leurs dossiers.
Les cabinets d’avocats ont également des besoins importants en matière de stockage hors site. Alors que certaines directives de conservation des documents juridiques sont vagues, certaines lois spécifient des délais précis pour la durée de conservation de certains dossiers juridiques. Bien que certains cabinets d’avocats choisissent de conserver les anciens dossiers papier dans une unité de self-stockage, beaucoup trouvent que l’utilisation d’installations de stockage de dossiers sécurisées est une solution rentable qui offre de nombreux avantages. Les cabinets d’avocats ont donc également des besoins importants en matière de stockage hors site.